Jak wykrywać i korygować błędy?

Witajcie 🙂

W dzisiejszym wpisie na temat błędów księgowych. Wiadomo, że księgowy też człowiek (chociaż niektórzy myślą inaczej 😉 ) i może się pomylić. Jak je wykrywać i korygować? Zapraszam do czytania!

Najczęstszymi błędami są:

  • nieprawidłowe dane albo brak danych w dokumentach,
  • niewłaściwe zaksięgowanie (na złych kontach),
  • zaksięgowanie na odpowiednich kontach, ale w złej kwocie albo po złych stronach,
  • niewłaściwe „wrzucenie” do okresu sprawozdawczego (w zależności od charakteru operacji),
  • brak dokumentów (jak wiemy, nie możemy zaksięgować operacji dopóki nie mamy dokumentu).

WYKRYWANIE BŁĘDÓW

Mamy kilka momentów wykrywania błędów:

  • kontrola dokumentów- o dokumentach pisałam wcześniej. Jak pamiętamy, każdy dokument wymaga kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej;
  • porównanie kont syntetycznych i analitycznych (to co jest na analityce musi być na syntetyce);
  • zestawienie obrotów i sald;
  • inwentaryzacja- porównanie stanu rzeczywistego ze stanem księgowym.

ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD

Zestawienie obrotów i sald nazywane jest czasami bilansem próbnym. Potoczna nazwa to obrotówka. Jest to zestawienie wszystkich kwot wynikających z operacji gospodarczych. Przykładowe zestawienie poniżej:

Zestawienie obrotów i sald nie jest narzędziem idealnym. Nie pozwala na wykrycie błędów związanych z zaksięgowaniem transakcji na niewłaściwych kontach albo w niewłaściwej kwocie po przeciwnych stronach.

KORYGOWANIE BŁĘDU

Korygowanie błędu reguluje art. 22 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy błąd występuje w dokumencie zewnętrznym może być on poprawiony tylko poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie. Jeżeli dotyczy to dokumentów wewnętrznych błąd można usunąć poprzez skreślenie błędu (treści lub kwoty) w sposób czytelny, wpisać poprawną treść lub kwotę, datę dokonania poprawki i podpis osoby, która była do tej czynności upoważniona (dotyczy to błędu dostrzeżonego przed zamknięciem ksiąg). W przypadku gdy księgi prowadzone są komputerowo taka eliminacja błędu nie jest możliwa. Jeżeli błąd ujawnimy po zamknięciu ksiąg rachunkowych (dotyczy to także ksiąg prowadzonych komputerowo), musimy dokonać storna.

STORNO

Storno to narzędzie umożliwiające poprawę błędu. Wyróżniamy dwa rodzaje storna:

  1. czarne- błąd korygujemy poprzez zapis na tych samych kontach, ale po przeciwnych stronach. Wyróżniamy dwa rodzaje storna czarnego:
    1. całkowite (zupełne)- księgujemy całą kwotę, która jest błędna
    2. częściowe- stosujemy, gdy błąd polegał na zaksięgowaniu zbyt małej kwoty. Wówczas księgujemy część kwoty, której brakuje.
  2. czerwone- błąd korygujemy poprzez zapis na tych samych kontach, po tych samych stronach, ale:
    1. z minusem
    2. w czerwonej ramce
    3. kwoty na czerwono

Wyróżniłam 3 możliwości, ponieważ różne są programy księgowe i różnie wygląda zapis storna. W przypadku prowadzenia ewidencji ręcznie (coraz rzadziej się to zdarza) najczęstszym zapisem jest storno czerwone z minusem.

Ważne!

Storno czarne sztucznie zawyża obroty na kontach

Przykład

Błędnie zaksięgowano operację zakupu materiałów (100 zł, rachunek od dostawcy)

Zapis księgowy:

Towary Wn

Rozrachunki z dostawcami Ma 100

Powinno być zaksięgowane na materiałach. Poprawienie błędu stornem czarnym:

  1. błędny zapis księgowy
  2. storno czarne
  3. poprawny zapis księgowy

Ta sama operacja poprawiona stornem czerwonym:

  1. błędny zapis księgowy
  2. storno czerwone
  3. poprawny zapis księgowy

Na dzisiaj to tyle. W następnym wpisie opiszę jak tworzymy listę płac (w wersji uproszczonej rzecz jasna). Do usłyszenia! 🙂

 

Sprawdź swoją wiedzę z tematu…

Jak wykrywać i korygować błędy?

2 thoughts on “Jak wykrywać i korygować błędy?

  1. Wooow, jestem zachwycona wszystkimi poradami i skrupulatnym opisywaniem różnych kwestii! 🙂 Właśnie przysposabiam się do nowego zawodu i od teraz codziennie będę korzystać z tych artykułów! Kwestie pełnej księgowości i Wrocław to dość trudne połączenie, bo chcę pracować właśnie tam. Konkurencja jest spora, ale warto walczyć 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *