Osoby, które pracują w księgowości z pewnością wiedzą o tej liście, natomiast warto wskazać praktyczne przypadki, zmiany w przepisach oraz sposób aktualizacji danych.
Biała lista podatników obowiązuje od 1 września 2019 r. Jest to lista podatników VAT czynnych, która ma ułatwić przedsiębiorcom (i księgowym) weryfikację naszych kontrahentów.
Weryfikacja ta ma polegać na sprawdzeniu:
- danych kontrahenta – w szczególności nazwy, adresu, NIP, Regon, numeru KRS
- czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym -> istotne w przypadku faktur zakupowych otrzymanych z podatkiem VAT – jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem czynnym, nie możemy odliczyć VAT z takiej faktury
- numeru rachunku bankowego kontrahenta (ważne! poniżej informacje o karach)
Dane pobierane są ze zgłoszeń do KRS oraz US (druk NIP-2/NIP-8), dlatego ważna jest bieżąca aktualizacja danych.
Wyszukiwarka
Link do wyszukiwarki znajdziecie tutaj
Możemy wyszukać kontrahenta za pomocą:
- numeru rachunku bankowego
- NIP
- REGON
- po nazwie (min. 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych)
Jeżeli pracujecie w biurze rachunkowym istotnym elementem będzie dla Was powyższa informacja. Klienci dostarczają dokumenty zazwyczaj po danym miesiącu za miesiąc poprzedni, a fajne jest to, że wyszukiwarka umożliwia sprawdzenie kontrahenta na dany dzień, np. na dzień wystawienia lub otrzymania faktury czy na dzień płatności. Wystarczy kliknąć kwadracik “Zmień datę” i wybrać odpowiednią datę.
Komunikaty
Pierwszy komunikat dotyczy statusu naszego kontrahenta. Trzeba pamiętać o jednej rzeczy – podatnicy zwolnieni nie pokazują się w tym rejestrze.
W jaki sposób udowodnić, że sprawdziliśmy kontrahenta na białej liście? Na samym końcu mamy identyfikator wyszukiwania i możliwość zapisu potwierdzenia za pomocą “drukuj potwierdzenie”. Może być to istotne np. przy czynnościach sprawdzających czy kontrolach.
Kary
Mówimy o tym, co trzeba sprawdzać, ale co nam grozi (podatnikowi) w przypadku niedopełnienia obowiązków. Musimy tutaj rozróżnić dwie opcje:
I. Kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym, a odliczyliśmy VAT z otrzymanej faktury -> w tym przypadku niezbędna korekta deklaracji VAT + możliwy nienależny zwrot/kwota do dopłaty + odsetki.
II. Dokonaliśmy płatności na rachunek bankowy spoza rachunków zgłoszonych przez kontrahenta. Od 1 stycznia 2020 r. (był okres przejściowy od września do grudnia 2019) konsekwencją dla płatności > 15 tys. zł (brutto) jest:
- brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tej kwoty, która została zapłacona na inny rachunek
- odpowiedzialność solidarna (odpowiadamy za VAT należnego, w przypadku kiedy nasz kontrahent nie odprowadzi go do US)
Aby uniknąć konsekwencji (w zakresie rachunku bankowego), należy złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego o płatności na inny rachunek niż ten wykazany na białej liście.
Według poprzednich przepisów takie zawiadomienie należało złożyć (na druku ZAW-NR) w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy (czyli de facto naszego kontrahenta, co powodowało, że trzeba było kontaktować się z kontrahentem i pytać o właściwy dla niego US).
Obecne przepisy obowiązujące od lipca 2020 r. wskazują, że zgłoszenia dokonuje się w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy.
Podstawa prawna tutaj
Ze względu na pandemię ten okres został jeszcze bardziej wydłużony – do 14 dni.
Z takich praktycznych porad mogę doradzić, aby weryfikować i zapisywać potwierdzenia dla wszystkich kontrahentów, którym zostały zlecone przelewy na kwotę powyżej 15 tys. zł (najlepiej poprzez zmianę daty).
W przypadku kontrahentów, którzy mają zgłoszoną ogromną ilość rachunków (głównie ze względu na indywidualne rachunki dla poszczególnych klientów, np. płatności za telefon, gaz, wodę) radzę wyszukiwać po numerze rachunku. Jeżeli jest to rachunek pomocniczy pokaże się komunikat, że jest to subkonto i zostanie poprawnie zweryfikowane.
Mam nadzieję, że przydadzą się Wam informacje o białej liście. W razie pytań piszcie 🙂
