Uzgadnianie kont bilansowych- rozrachunki

c.d. uzgadniania kont bilansowych przed nami. W tym wpisie skupię się na rozrachunkach, czyli należności i zobowiązania z dostawcami, z jednostkami powiązanymi, z budżetem oraz z pracownikami. Jest to spora grupa kont, zespół nr “2”. Zaczynamy 🙂

Należności i zobowiązania z dostawcami

Podstawowymi dokumentami księgowymi są faktury sprzedaży, które generują należności oraz faktury zakupu, które generują zobowiązania. Należy tutaj zwrócić uwagę, że w przypadku zakupów gotówkowych możliwa jest sytuacja, w której pomijane są te konta ze względu na uregulowanie zobowiązania lub należności od razu.

Konta te uzgadniam w zależności od ilości transakcji. Jeżeli jest kilka pozycji to porównuję bank i faktury/inne dokumenty i sumuję pozycje, które nie zostały zapłacone i które powinny “wisieć” na saldzie. Jeżeli jest ich więcej, patrzę globalnie na kontrahentów w porównaniu do poprzedniego okresu oraz na (UWAGA!) wiekowanie należności i zobowiązań. Jest to istotne pod względem VAT oraz CIT, gdzie występuje ulga na złe długi (podstawowy termin 90 dni, w związku z pandemią nastąpiły zmiany w tym terminie).

Standardowe wiekowanie obejmuje podział na kategorie:

  • nie zaległe
  • zaległe do 30 dni
  • zaległe 30-60 dni
  • zaległe 60-90 dni
  • zaległe > 90 dni

Jeżeli odpowiadacie w firmie za pilnowanie rozrachunków to takie wiekowanie jest podstawą do kontaktu z kontrahentami w celu np. windykacji. Z pewnością takie wiekowanie (czasami w ramach preliminarza płatności) można wygenerować z programu księgowego. Jeżeli jednak nie ma takiej możliwości to wystarczy wyciągnąć dane z rejestrów faktur/dodatkowych ewidencji i dodać do terminu płatności odpowiednią liczbę dni.

Rozrachunki z jednostkami powiązanymi

Specyficzna kategoria rozrachunków, np. pożyczka od udziałowca, faktury w ramach rozrachunków całej grupy (po ang. intercompany). Uzgadniamy podobnie do rozrachunków od podmiotów niepowiązanych, ale musimy zwrócić uwagę na 3 kwestie:

  • należy wydzielić na kontach rozrachunki z powiązanymi i niepowiązanymi jednostkami- może się to przydać przy sporządzaniu sprawozdania (wskazuję, że może, ale nie musi, np. podczas uproszczonego sprawozdania mikro takich danych nie wykazujemy)
  • transakcje powinny być zawarte na warunkach rynkowych. Możliwy temat cen transferowych.
  • salda między podmiotami powiązanymi powinny być takie same. Ponownie: powinny, ponieważ kontrahenci zagraniczni stosują np. inne kursy przeliczeniowe, wtedy ważna jest chociaż ta sama kwota w walucie. Zawsze dążymy do uzgodnienia na taką samą kwotę.

Rozrachunki z pracownikami

Rozważamy dwie opcje:

  1. zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – związane typowo z wynagrodzeniami. O tym wspominałam konkretnie we wpisie listy płac. Uzgadnianie konta zależy od regulaminu wynagrodzeń i terminu wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli np. wynagrodzenie za czerwiec wypłacamy do końca czerwca to zobowiązania z tytułu wynagrodzeń będą równe 0. Jeżeli wynagrodzenie za czerwiec wypłacamy na początku lipca to zobowiązania z tytułu wynagrodzeń będą równe kwocie netto do wypłaty.
  2. zobowiązania z tytułu podróży służbowych – rozliczanie delegacji czy kart służbowych pracowników. W przypadku delegacji należy pamiętać o prawidłowej dokumentacji (polecenie wyjazdu służbowego, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków przez pracownika, rozliczenie wyjazdu służbowego). Jeżeli chodzi o karty służbowe to bank powinien umożliwić wygenerowanie transakcji / podsumowania dla danej karty. Takie podsumowanie może służyć do uzgodnienia konta albo być podstawą do rozliczenia wydatków z pracownikiem.

Rozrachunki z budżetami

Chyba najbardziej obszerne konta po względem ich ilości, bo ile podatków – tyle kont 🙂

W skrócie: najczęściej powtarzalnymi rozrachunkami budżetowymi są VAT, CIT, ZUS, PIT, PCC, WHT. Pamiętajcie, że nie zawsze w każdej firmie pojawią się te rozrachunki. Jeżeli ktoś jest podatnikiem zwolnionym (na podstawie art. 113 ustawy o VAT) to oczywiście nie będzie miał salda na koniec okresu dla konta rozrachunki z tyt. VAT. Sygnalizuję tylko, jakie mogą być.

Podstawą księgowań na kontach budżetowych są deklaracje składane do urzędu skarbowego. Pamiętajcie, że w przypadku opóźnień w zapłacie w odpowiednich terminach należy także odsetki budżetowe, które dla celów podatku dochodowego są NKUP. Wrzucam także mój excelowy kalkulator odsetek. Tutaj jedna uwaga, kalkulator nie uwzględnia sytuacji, kiedy termin płatności przypadał w weekend, wtedy (z mocy prawa) – termin zmieniony jest na poniedziałek.

Poniżej moje sposoby na uzgodnienie:

  • konto VAT uzgadniam na podstawie deklaracji VAT za dany miesiąc + rejestru zakupów na kolejny miesiąc -> jeżeli księguję fakturę zakupową z datą wystawienia lipiec, ale datą sprzedaży czerwiec to w koszty wchodzi do czerwca (co do zasady, są także wyjątki), ale VAT możemy odliczyć najwcześniej w lipcu (ponieważ wtedy otrzymaliśmy tę fakturę). W przypadku kwot do zwrotu nadwyżki VAT z poprzednich okresów (mam na to osobną analitykę w planie kont), wtedy też robię screena tej deklaracji.
  • konto CIT na poziomie zaliczek uzgadniam na podstawie miesięcznej kalkulacji. Postaram się przygotować taki plik w najbliższy weekend i wrzucić tutaj. Na koniec roku uzgadniam saldo z deklaracją (albo do zapłaty, albo do zwrotu nadpłata i ewentualnie przeksięgowanie na inne podatki na podstawie wniosku podatnika)
  • konto ZUS/PIT – ściśle związane konta z listą płac i pracownikami. Po pierwsze, porównuję z listą płac czy kwoty są zgodne i czy nie ma żadnych zaległości. Po drugie, sprawdzam na wyciągu bankowym za następny okres czy zostały zapłacone w terminie, jeżeli nie to dlaczego nie zostały zapłacone i liczę odsetki od zaległości (przy ZUS pracodawcy trzeba pamiętać o ujęciu jako NKUP w przypadku braku zapłaty). Po trzecie, uzgadniam do DRA (tutaj pytajcie kadrowych o pomoc).
  • konto WHT – dla niewtajemniczonych jest to podatek u źródła (np. zakup licencji z zagranicy). Jeżeli moja firma podlega to w ujęciu miesięcznym przygotowuję kalkulację tego podatku w excelu a następnie sprawdzam czy został zapłacony w terminie (do 7 dnia następnego miesiąca). Na koniec roku uzgadniam z deklaracjami IFT oraz CIT-10Z, o ile oczywiście jest podatek do zapłaty i nie podlega zwolnieniu.
  • PCC- podatek od czynności cywilnoprawnych, typowo związany z daną czynnością, deklaracja składana na dzień czynności, więc tutaj nie ma problemu, uzgadniamy do deklaracji.

c.d. w następnym wpisie

2 thoughts on “Uzgadnianie kont bilansowych- rozrachunki

  1. Nawet Pani nie wie, jak bardzo jest wdzięczna za te artykuły zw. z uzgadnianiem do bilansu!
    Jest Pani aniołem!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *