Cześć!
Trochę nieregularne te wpisy, ale popracuję nad tym 🙂 Dzisiejszy temat jest drugim zadaniem, które będziecie musieli wykonać jako początkujący księgowi. Pamiętajcie, że jeżeli dostajecie nową firmę to musicie wiedzieć czym się zajmuje i jakie są koszty wyprodukowania tych produktów czy usług. Może brzmi to banalnie- przecież powinienem wiedzieć, czym zajmuje się przedsiębiorstwo. A jednak niektórzy przekazują tobie dokumenty bez tej wiedzy i zaksięguj. Nie znasz firmy, nie znasz planu kont i co z tym zrobić?
Od razu powiem, że to co tutaj robimy to głównie księgowość prowadzona na pełnych księgach. Książka przychodów i rozchodów jest uproszczoną formą ksiąg rachunkowych. Prawda jest taka, że jak ogarniecie księgi to KPiR też 🙂
Nie zawsze (ale zazwyczaj) w przedsiębiorstwach jest polityka rachunkowości. O niej już kiedyś pisałam i mam nadzieję, że pamiętacie, że jest to podstawa wszystkich zapisów. Tam określamy jak wyceniamy poszczególne aktywa i pasywa, jakie metody amortyzacji stosujemy, jakie zasady rachunkowości itd. Jeżeli macie do niej dostęp to zacznijcie od tego. Jak czegoś nie rozumiecie od razu lepiej spytać albo samemu znaleźć odpowiedź. Lepiej spytać niż źle księgować 😉
Ale wróćmy do faktur. Otrzymujemy faktury od klienta i co dalej? Pierwsze co musisz sprawdzić to czy wszystkie dane się zgadzają. W przypadku faktur kosztowych sprawdzamy:
- dane naszego klienta (nazwa, adres, nip),
- dane naszego kontrahenta (nazwa, adres, nip) -> UWAGA! Jeżeli faktura jest z VAT należy też sprawdzić czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym,
- datę wystawienia faktury i datę sprzedaży -> ważne są ze względu na obowiązek podatkowy zarówno w podatku dochodowym jak i w vacie,
- czego dana faktura dotyczy.
Najłatwiej jest gdy faktura jest opisana, np. za co była dana usługa. Wtedy wiemy czy dany koszt może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu (czyli czy jest powiązany bezpośrednio lub pośrednio z uzyskanym przychodem). Ale co robimy gdy klient faktury nie opisze? Wtedy albo go dopytujemy albo samodzielnie stwierdzamy co to za koszt. Pora na kilka przykładów 🙂
Przykład nr 1
Otrzymano fakturę od kontrahenta X, w której wykryto błąd. Kontrahent X zamiast kodu 50-203 wpisał kod pocztowy 50-204. W jaki sposób rozwiązać dany problem?
Rozwiązanie: jeżeli kontrahent pomyli się w naszych danych to możemy napisać do niego o podesłanie poprawnej faktury lub my wystawiamy notę korygującą (w nocie wskazuje się treść korygowaną i treść prawidłową).
Przykład nr 2
Otrzymano fakturę kosztową od kontrahenta Z, 500 zł + 23% VAT. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i formalnym. Podczas weryfikacji kontrahenta okazało się, że nie jest on podatnikiem VAT czynnym. W jaki sposób rozwiązać dany problem?
Rozwiązanie: Jeżeli nasz kontrahent nie jest podatnikiem vat czynnym to nie możemy z takiej faktury odliczyć kwoty vatu. W zależności od systemu księgowego wprowadzamy fakturę albo z vatem i klikamy “odliczenia nie” albo wprowadzamy kwotę brutto i klikamy “nie podlega”.
Przykład nr 3
Otrzymano fakturę od klienta, która nie została opisana. Pozycja faktury “usługi eksploatacji samochodu”. Pozostałe dane są poprawne. W jaki sposób zakwalifikować danych koszt i ile odliczyć podatku vat?
Rozwiązanie: Samochody w firmie to zawsze problem. Jeżeli samochód jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych jak i prywatnych to możemy odliczyć 50% vat. Jeżeli tylko do celów służbowych to możemy odliczyć 100% vat jeżeli w ciągu 7 dni od dnia nabycia środka trwałego złożymy vat-26 i będziemy prowadzić ewidencję. Musimy więc ustalić, w jaki sposób jest wykorzystywany samochód, czy jest odpowiednia dokumentacja i jak go zakwalifikować. Koszt jest dość prosty, ponieważ w przypadku usług są to usługi obce, a w przypadku paliwa- zużycie materiałów i energii.
Mam nadzieję, że trochę wam pomogłam. Do usłyszenia niebawem! 😉
a czy można wprowadzić nie całą fakturę kosztową?
To bardzo ciekawy przypadek. Ja powiem szczerze, że przy pełnych księgach nie spotkałam się z takim podejściem. Możesz podać przykład? 🙂
Temat umarł, a że poszukując odpowiedzi na pytania o tej tematyce ta strona wyskoczyła wysoko w wynikach, to może warto troszkę odświeżyć wątek i odpowiedzieć na pytanie(?).
Zaznaczam – nie jestem księgowym, ale gdzieś tam coś tam miałem styczność.
Podejrzewam, że Tomkowi chodziło o to, że na fakturze oprócz kosztów są też inne pozycje. I czy musi podawać przy wprowadzaniu całą wartość faktury, czy też może zsumować wartość pozycji będących kosztami i wyliczoną sumę podać jako łączną kwotę faktury.
Podejrzewam raz jeszcze :), że w takim wypadku może “rozbić” fakturę i wyliczoną sumę pozycji będących kosztami podać jako łączną kwotę faktury. Ale proszę o wypowiedź eksperta.
Witam, bez przykładu trochę ciężko odpowiedź na pytanie 😉
Jeżeli faktura jest na spółkę bądź inną osobę prawną to nie rozumiem, jaki cel miałoby takie rozbijanie faktury. Oczywiście, jeżeli mamy kilka pozycji na fakturze zakupowej i chcemy ją wprowadzić na różne konta kosztowe (np. część na materiały biurowe, część na transport) to jak najbardziej. Natomiast w dalszym ciągu kwota zapłacona na fakturze bądź podlegająca zapłacie w określonym terminie musi zostać zaksięgowana na rozrachunkach w księgach, więc nie ma możliwości, aby nie zaksięgować pełnej kwoty brutto.
Mam nadzieję, że rozwiałam wątpliwości 🙂