Umiemy już wystawić i zaksięgować dokumenty księgowe – nie tylko faktury zakupowe czy sprzedaży, ale także PK, LP, WB. Na koniec miesiąca uzgadniamy konta, zarówno bilansowe jak i wynikowe. Dużo zależy od naszych klientów/pracodawcy, ale zazwyczaj jest to raz na miesiąc + oczywiście podczas zamknięcia roku w celu sporządzenia sprawozdania finansowego.
Dzisiaj skupię się na kontach bilansowych. Uwierzcie mi, jest to nie lada wyzwanie, w szczególności w spółkach, w których ilość transakcji sięga tysięcy. Drugim wyzwaniem jest program księgowy, który nie zawsze da radę wszystko wygenerować w celu uzgodnień kont i upewnienia się, że wszystko zostało poprawnie zaksięgowane.
Wiadomo, że nie jestem w stanie wszystkich kont omówić, ale skupię się na tych najbardziej kluczowych, czyli:
- środki trwałe/wartości niematerialne i prawne
- bank/środki pieniężne
- należności/zobowiązania/inne rozrachunki
- rozrachunki budżetowe (VAT, CIT, PIT, ZUS, inne podatki)
- pożyczki
- rozrachunki z pracownikami
- RMK
- kapitał zakładowy
Uzgadnianie kont zaczynam zawsze od ściągnięcia wszystkich zapisów do excela i zrobienia z tych zapisów tabeli przestawnej (po ang. pivot table – jest to często używany zwrot), a następnie uzgodnienia do poszczególnych kont zapisuję też w tym pliku w osobnych zakładkach. Dlaczego tak robię? żeby mieć pewność, że wszystko dobrze zaksięgowałam. Nie wystarczy, że popatrzę na konta i porównam na szybko czy się zgadzają z innymi plikami/danymi np. otrzymanymi od klienta. Ok, jest to wyjście krótkoterminowe, zazwyczaj dla niewielkich firm, które mają powtarzalne transakcje. Z doświadczenia wiem, że najlepiej przejść każde konto i szczegółowo opisać nietypowe transakcje w danym miesiącu/roku. Wydaje się to absurdalne i pracochłonne, natomiast warto to robić, ponieważ czasami zapomina się czegoś zaksięgować albo co gorsza – zapomina się, dlaczego się tak zaksięgowało daną transakcję w tamtym roku a nie inaczej. Najpierw omówię powyższe konta, a na koniec przygotuję plik w excelu, który umożliwi analizę kont.
ŚRODKI TRWAŁE / WNIP
Link do wpisu o środkach trwałych i wnip.
Uzgodnienie zaczynamy zawsze od ewidencji, która to powinna być prowadzona przez jednostkę. W ewidencji powinien pojawić się numer inwentarzowy, nazwa, podstawa nabycia/wytworzenia, dokument przyjęcia oraz zakupu, wartość początkowa, stawka amortyzacyjna (dla celów bilansowych i podatkowych), data przyjęcia, data rozpoczęcia amortyzacji, kśt (Klasyfikacja Środków Trwałych).
Prawidłowo sporządzona ewidencja umożliwia bezproblemową inwentaryzację zgodnie z przepisami (w praktyce zazwyczaj raz na 4 lata). Ale taka ewidencja umożliwia także bieżące uzgodnienie kont.
Jeżeli jeszcze tego nie pokazałam to przyznam się, że uwielbiam excela, więc pojawi się go tutaj dużo 🙂
Dzięki ewidencji uzgadniacie od razu kilka kont: wartość netto, umorzenie, amortyzacja (kosztowo) oraz ewentualnie śt w budowie/zaliczki na śt. Dla WNIP sytuacja jest analogiczna, tworzę tabelę na bazie tej dla śt.
Na co trzeba zwrócić uwagę przy środkach trwałych / WNIP?
- w przypadku zakupu z zagranicy na prawidłowe rozpoznanie nabycia (import towarów, WNT, dostawa z montażem) oraz użycie prawidłowego kursu do przeliczenia dla celów bilansowych
- obowiązuje KŚT 2016, a nie KŚT 2010
- do czasu przyjęcia środki trwałe traktujemy jako środki trwałe w budowie (przed montażem, ulepszeniem itd.)
- do czasu przyjęcia alokujemy koszty finansowania dłużnego (czyli głównie odsetki od kredytów) oraz inne koszty związane z budową (np. wynagrodzenia pracowników)
- metoda amortyzacji – możliwa jest jednorazowo (o tym było wcześniej) oraz rozróżnienie amortyzacji bilansowej i podatkowej
- na stan przyjmujemy dokumentem OT (lub PT, spotkałam się z obiema wersjami), dopiero wtedy przeksięgowujemy na ŚT
BANK/ŚRODKI PIENIĘŻNE
Informacje o kursach do księgowania banku i środkach pieniężnych
Podstawowym dokumentem uzgadniającym bank i jednocześnie będącym podstawą księgowań jest wyciąg bankowy. Na koniec roku bank pewnie wyśle potwierdzenie salda bankowego, zawsze można też poprosić o takie potwierdzenie bank, ale pamiętajmy, że jest ono dodatkowo płatne.
Ja zazwyczaj do pliku zrzucam screen / zrzut / link do ostatniego wyciągu, na którym widnieje saldo. W przypadku banków walutowych należy pamiętać po pierwsze o wycenie rozchodu środków pieniężnych (waluty), czyli stosujemy jedną z metod: FIFO, LIFO, średnia ważona. Zazwyczaj jest to jednak FIFO. Czasami klient życzy sobie także wycenę bilansową w ujęciu miesięcznym. Wtedy przeliczamy bank według kursu średniego NBP na dzień wyceny (ostatni dzień miesiąca).
Na co trzeba zwrócić uwagę przy środkach pieniężnych?
- wycena rachunków walutowych (FIFO, LIFO + bilansowa)
- użycie prawidłowych kursów do przeliczenia transakcji
- uzgodnienie konta środki pieniężne w drodze – stosowane przy przelewach między rachunkami bankowymi lub między kasami. Co do zasady powinno się zamykać na koniec okresu, ale bywają sytuacje, gdzie przelew między kontami jest dokonywany na koniec okresu, środki zejdą z jednego konta, ale na drugie konto wejdą dopiero w kolejnym okresie
- posiadanie wszystkich wyciągów (jest to istotne w przypadku dziennych wyciągów) za dany okres
- w przypadku wielu transakcji importuję wyciąg i podczas uzgadnianie wyrywkowo weryfikuję poprawność kont, jak coś jest na złym koncie z pewnością wyjdzie na innych kontach 😉
c.d. w następnym wpisie
